За два тижні до початку нового календарного року роботодавцям потрібно встигнути затвердити важливий локальний нормативний акт - графік відпусток. Відсутність цього документа розцінюється як адміністративне правопорушення і тягне за собою попередження або штраф. Розбираємося, які особливості необхідно враховувати в графіку відпусток і які категорії працівників мають право претендувати на відпочинок поза чергою.
Особливості складання графіка відпусток
Складання графіка відпусток - обов'язок усіх роботодавців, незалежно від чисельності співробітників в компанії. Цей документ регламентує черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році і містить відомості про час розподілу відпочинку співробітників (ст. 123 ТК РФ). При його складанні враховуються побажання працівників і особливості робочого процесу. Встигнути скласти графік відпусток роботодавці повинні до 17 грудня.
- Особливості складання графіка відпусток
- Як вказувати дату початку відпочинку у графіку відпусток
- право перенесення відпустки на наступний рік
- Форма для графіка відпусток
- Зміна графіка відпусток
- Співробітник буде звільнений в січні. Чи потрібно на нього заповнювати графік відпусток?
- Штраф за відсутність графіка відпусток
Процедура складання графіка
Процедура складання графіка відпусток може бути встановлена в колективному договорі, правилах внутрішнього трудового розпорядку або інших локальних нормативних актах. Причому Роструд вважає, що графік відпусток в кожному структурному підрозділі може бути свій. Особливо це актуально для великих компаній, в яких працюють сотні або тисячі співробітників. В цьому випадку підготовкою проектів графіків займаються керівники підрозділів, а потім передають документ кадровикам, які зі свого боку формують зведений єдиний графік відпусток.
За прийнятим правилом в графіку відпусток повинна міститися інформація про час і тривалості відпустки кожного співробітника, який працює за трудовим договором.
Як правило, тривалість відпустки залежить від кількості днів відпустки, на які співробітник має право, і від кількості днів невикористаної відпустки за станом на 1 січня 2021 року.
При складанні графіка відпусток не варто забувати про новачків, які на початок календарного року не відпрацювали шести місяців. Як ми знаємо, право на використання відпустки за перший рік роботи виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи у конкретного роботодавця. Тому при складанні графіка важливо врахувати, щоб новачки до кінця року змогли скористатися належними днями відпочинку.
Тривалість основної щорічної відпустки
- 28 календарних днів - для всіх працівників, не віднесених до пільгових категорій;
- 31 календарний день - для працівників до 18 років;
- 30 календарних днів - для інвалідів;
- 30-40 діб - для працівників рятувальних служб (в залежності отстажа безперервної роботи);
- 42-56 календарних днів - для працівників, зайнятих на роботах хімічною зброєю, окремих категорій педагогічних працівників.
Є кілька категорій працівників, які «вибиваються» із загального правила складання графіка відпусток:
1. Співробітники, які ми можемо претендувати на оплачувану відпустку за заявою до закінчення шести місяців безперервної роботи.
Такі співробітники вказані в ст. 122 ТК РФ:
- жінки - перед відпусткою у зв'язку з вагітністю та пологами або безпосередньо після нього;
- працівники молодше 18 років;
- працівники, які всиновили дитину у віці до 3-х місяців.
Згідно ст. 123 ТК РФ, за бажанням працівника щорічну відпустку йому може бути надано в період знаходження його дружини у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами, незалежно від часу його безперервної роботи у роботодавця.
2. Сумісники.
Згідно ст.286 ТК РФ відпустку сумісників надається одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Якщо на роботі за сумісництвом працівник не відпрацював шести місяців, то відпустка надається авансом.
Щоб врахувати цю категорію співробітників в графіку відпусток, запитайте у них відомості про період відпустки за основним місцем роботи.
3. Багатодітні співробітники з дітьми до 12 років.
Федеральний закон від 11.10.2018 № 360-ФЗ доповнив Трудовий кодекс ст. 262.2. Тепер роботодавцям потрібно враховувати, що батьки 3-х і більше дітей віком до 12 років мають право брати щорічну оплачувану відпустку за власним бажанням у зручний для них час.
У Листі Мінпраці РФ від 20.11.2018 N 14-2 / ООГ-9166 уточнюється, що вік дітей розраховується на рік надання відпустки. Це означає, що якщо на початок року надання відпустки багатодітний співробітник мав право використовувати відпустку у зручний час, то це право за ним зберігається навіть в тому випадку, якщо на момент початку відпустки старшій дитині вже виповниться 12 років.
В огляді актуальних питань за лютий 2019 року Роструд розглянув питання про те, чи може працівник, який має трьох дітей віком до 12 років, брати відпустку у зручний час частинами. На думку експертів, право на використання відпустки у зручний час не означає права на поділ відпустки на частини за бажанням працівника. Такий поділ відповідно до ст. 125 ТК РФ можливо тільки за згодою сторін. При цьому одна з частин відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів.
4. Ветерани, працівники, нагороджені нагрудним знаком «Почесний донор Росії», співробітники, які виховують дитину-інваліда віком до 18 років, дружини військовослужбовців.
Всі ці категорії працівників мають право піти в оплачувану відпустку у зручний для них час.
При складанні графіка відпусток на рік важливо пам'ятати, що неробочі святкові дні, які вказані в ст. 112 ТК РФ, в число календарних днів щорічної основної або додаткової відпустки не входять. Тому якщо відпустка припадає на ці дні, термін його закінчення переноситься автоматично.
Крім того, важливо пам'ятати і про перенесення вихідних днів (Постанова Уряду РФ від 10.10.2020 № 1648).
Як вказувати дату початку відпочинку у графіку відпусток
Роструд вважає, що вказівка в графіку тільки місяці відпустки, без точних дат початку і закінчення відпочинку, неправомірно.
Експерти рекомендують вносити в форму для графіка відпусток конкретні дати, щоб уникнути розбіжностей з працівниками.
Про право перенесення відпустки на наступний рік
Цілком можливо, що при складанні графіка відпусток на рік якийсь працівник направить до вас заяву з проханням не надавати йому відпустку в наступному році, а перенести його на 2022 рік. На це прохання потрібно відповісти відмовою. Так радять вчинити експерти Роструда.
Вони посилаються на те, що щорічна оплачувана відпустка повинна надаватися щороку. А якщо перенесення і допускається, що тільки у виняткових ситуаціях (ст. 124 ТК РФ), до яких відносяться, наприклад, виробнича необхідність і тимчасова непрацездатність працівника.
Форма для графіка відпусток
При оформленні графіка відпусток можна використовувати форму Т-7 (Постанова Держкомстату РФ від 06.04.2001 № 26). На етапі планування відпусток слід заповнити графи з 1 по 6.
У графу 6 вноситься дата початку відпустки співробітників, в тому числі тих, хто має право брати відпустку в будь-який зручний для них час.
Графи 7, 8 і 9 не заповнюються. Дані в них вносяться від руки протягом року, у міру відходу працівників у відпустку.
Роструд рекомендує внести в форму додаткову графу «з графіком ознайомлений» або скласти лист ознайомлення, який буде додатком до графіка відпусток. Не варто забувати про те, що відповідно до ст. 123 ТК РФ про час початку відпустки кожен працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку.
До моменту затвердження графік відпусток є всього лише проектом.Після того, як його завізували керівник кадрової служби та керівники структурних підрозділів, документ направляється в профспілкову організацію (ст. 372 ТК РФ). Його підтвердження виражається в форматі виписки з протоколу засідання профспілкового комітету. Але сьогодні профспілка є далеко не в кожній компанії. Тоді в формі в рядку узгодження потрібно про це зробити позначку.
З затвердженим графіком відпусток співробітників необхідно ознайомити під розпис. Документ слід:
- зберігати в бухгалтерії і відділі кадрів;
- вивісити в зручному місці для ознайомлення;
- вислати в структурні підрозділи компанії (копії графіка).
Якщо роботодавець попередив працівника про настання відпустки пізніше, ніж за два тижні до його початку, працівник має право подати письмову заяву з вимогою про перенесення відпустки на інший узгоджений термін. При цьому він може не писати заяву на ім'я роботодавця про надання йому відпустки, якщо використовує його відповідно до графіка.
Є кілька випадків, коли працівник зобов'язаний подавати заяву про надання відпустки:
- відпустку використовується раніше шести місяців безперервної роботи у роботодавця;
- відпустку використовується раніше шести місяців безперервної роботи на підставі угоди з роботодавцем;
- працівник відноситься до однієї з категорій, яким роботодавець зобов'язаний надавати відпустку у зручний час.
Зміна графіка відпусток
Оскільки графік відпусток відноситься до обов'язкових документів не тільки для роботодавця, але і для працівника, то в разі внесення в нього змін потрібно угоду сторін.
Щоб в формі Т-7 зафіксувати перенесення відпусток в поточному календарному році, використовуються графи 7-9.
Графу 10 ( «примітки») слід використовувати в наступних випадках:
- коли відпустку або його частини переносяться відповідно до причини, зазначеної в - надання відпустки може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації;
- коли відпустку або його частини переносяться з причини, зазначеної в; і перенесення відпустки на наступний календарний рік.
Додавання нового співробітника в затверджений графік відпусток
Як правило, протягом року в компанії з'являються нові співробітники. У зв'язку з цим нерідко виникає питання: що робити, якщо людина вчинила на роботу вже після затвердження графіка відпусток?
Роструд спирається в цьому питанні на правозастосовчу практику і наводить на своєму офіційному сайті два варіанти:
- внести зміни до зведеного графік відпусток;
- скласти додатковий графік і долучити його до зведеного.
Співробітник буде звільнений в січні. Чи потрібно на нього заповнювати графік відпусток?
Роз'яснення з цього питання дано в Листі Мінпраці РФ від 27.03.2020 N 14-2 / В-321.
У ньому відомство вказало, що в графік відпусток слід вносити всіх працівників, які перебувають з організацією у трудових відносинах на день затвердження графіка. Ця вимога поширюється і на працівників, з якими протягом робочого року будуть розірвані трудові договори. Таким чином, не можна не враховувати в графіку відпусток працівника, у якого вже в січні закінчиться термін трудового договору.
Штраф за відсутність графіка відпусток
Відсутність графіка відпусток є адміністративним правопорушенням, за вчинення якого передбачено заходи відповідальності (ст. 5.27 КоАП РФ) - попередження або накладення адміністративного штрафу:
- на посадових осіб в розмірі від 1 000 до 5 000 руб .;
- на підприємців - від 1 000 до 5 000 руб .;
- на юросіб - від 30 000 до 50 000 руб.
